Quais as principais dificuldades dos prestadores de serviço de transporte?



Todos os dias, nós da Hive.cloud recebemos dezenas de contatos de clientes e profissionais do ramo de transporte de cargas com dúvidas sobre como desempenhar melhor suas atividades. Neste artigo, resumimos os principais questionamentos que recebemos, seja através de nosso chat, do tele atendimento, nas redes sociais, aqui no blog ou por e-mail. Descubra como solucionar as principais dificuldades dos prestadores de serviço de transporte!

Dificuldade #1 - Atender à regulamentação fiscal

A dificuldade de compreender a regulamentação fiscal leva muitos empreendedores e gestores do ramo de transportes a cometerem erros relacionados à tributação das operações. Quando isso acontece, a transportadora fica sujeita a multas e diversos prejuízos consequentes, como o aumento do custo da operação e até a desistência do recebedor.
Por isso, estar atualizado e atento sobre a tributação relacionada às operações de transporte é essencial para quem atua nesta área. São boas fontes de informações o site da Fazenda e as unidades regionais da SEFAZ, já que o regime tributário varia em cada unidade da federação.
Outra opção é utilizar sistemas emissores de documentos fiscais que ofereçam o cálculo automático de tributos, como ICMS, CFOP e CTRC. A automatização evita os erros e ainda torna o processo de emissão mais fácil, ágil e seguro.

Dificuldade #2 - Calcular o valor do frete

Qual a maneira mais lucrativa de montar sua tabela de fretes e fechar os melhores contratos? Existem muitas opções para estabelecer o preço de cada serviço, e você pode conferir algumas delas clicando aqui. Além de considerar que tipos de operações sua transportadora é capaz de executar, existem diversas taxas que compõem o valor do frete que precisam ser levadas em consideração.
Neste grupo se enquadram: pedágios, impostos, taxas de despacho por emissão de conhecimento, o CAT (Custo Adicional de Transporte Rodoviário), custo por horas paradas em excesso, armazenagem de mercadorias, marcação de volumes e entregas em locais de difícil acesso.
Para minimizar os prejuízos, além de saber definir seu valor de frete, o transportador precisa controlar de perto a execução de sua operação, para minimizar os imprevistos que encarecem o custo total da atividade. Os sistemas de gestão de logística podem ser grandes aliados nessa tarefa, uma vez que minimizam erros no cálculo do frete, ao mesmo tempo que oferecem uma visão integrada das atividades.

Dificuldade #3 - Fiscalizar o processo de entrega

A insegurança nas estradas brasileiras traz preocupações para todos os envolvidos no transporte de cargas: do embarcador ao recebedor, da transportadora ao motorista, todos temem o extravio ou danos à carga transportada. Por essa razão, monitorar o processo de entrega tornou-se essencial para os profissionais que dependem do transporte de cargas.
O uso de rastreadores (como GPS) e a contratação de seguros são opções que trazem mais segurança ao processo de entrega. Em relação à gestão da entrega, a utilização de sistemas de registro de ocorrências têm sido boas opções. Com apenas um smartphone conectado à internet, o motorista consegue enviar dados sobre a situação de sua entrega, incluindo registros sobre incidentes no percurso, fotografias da carga e do local de entrega, avisos sobre destinatário ausente e outras informações úteis para o gestor de transportadora.



Dificuldade #4 - Manter um relacionamento ágil com o cliente

Os clientes de transportadoras valorizam a informação rápida e precisa sobre os serviços logísticos contratados. Apesar disso, essa tem sido uma das principais dificuldades dos prestadores de serviço de transporte. Nem todos os transportadores estão preparados para atender a esta demanda, o que acaba gerando um diferencial de mercado para quem oferece a melhor informação sobre o andamento das operações.
O alto custo com equipe de atendimento ao cliente pode ser substituída pela automatização da informação sobre as operações. Utilizando um software TMS, no qual é possível registrar todas as atualizações sobre as etapas da operação, também é possível cadastrar usuários para que esses recebam as atualizações. Dessa forma, os clientes podem ser informados sobre a evolução de cada etapa do serviço de maneira pontual e sem custos adicionais à transportadora.
O recurso ainda aumenta o nível de transparência e confiabilidade do cliente sobre a transportadora, além de eliminar a perda de tempo em respostas por telefone ou pesquisas de status atualizados.

Dificuldade #5 - Realizar integração com sistemas de embarcadores

Compartilhar arquivos com embarcadores é indispensável para quem gere uma transportadora, por isso, deixar esse processo sempre ágil é uma decisão estratégica. Para realizar o intercâmbio eletrônico de dados (EDI), é necessário, primeiramente, estabelecer um padrão de arquivos com seus clientes e por qual meio será feito o compartilhamento (email, FTP etc).
O padrão de arquivos mais utilizado no mercado é o PROCEDA, apesar de existirem variações sobre ele. Adequar seu sistema para realizar este intercâmbio pode ser crucial para a retenção de clientes e, a longo prazo, para a sobrevivência da transportadora no mercado.

Dificuldade #6 - Saber no que melhorar

Alguns transportadores encontram dificuldades para reter ou conquistar novos clientes, mas não conseguem entender exatamente porque isso acontece. Na hora de investir em melhorias na qualidade do serviço, também surge a dúvida: no que investir neste momento? O que merece mais atenção e recursos? O que trará mais retorno para o negócio?
Definir prioridades para direcionar os investimentos e melhorias exige uma análise sobre o andamento dos processos dentro da transportadora. Para isso, é possível contar com ferramentas que geram relatórios de desempenho de cada atividade ou setor, exibindo estatísticas do rendimento de cada uma delas. Dessa forma, é possível observar onde estão os gargalos no fluxo de atividades e, então, realizar investimentos certeiros nos pontos que mais proporcionarão o aumento de sua lucratividade.
Você encontra outras dificuldades frequentes no seu trabalho de gestão de transportadora? Contribua com nossa lista deixando seu comentário aqui abaixo!


Qual o principal motivo para substituição de uma transportadora de cargas?
















A logística brasileira movimenta cerca de R$ 192 bilhões por ano, ou 11,7% do PIB nacional. Desse total, 63% são direcionados aos prestadores de serviço logístico, segundo o Panorama Terceirização Logística no Brasil, realizado pelo ILOS. Com a alta oferta de prestadores de serviço logísticos, você sabe o que interfere na substituição de uma transportadora de cargas ou em sua permanência?

Substituição X Satisfação

Segundo dados divulgados no Panorama Terceirização Logística no Brasil, o número de empresas que já realizaram a substituição de uma transportadora de cargas é alto: 78%. Apesar disso, os números também revelam que a taxa de satisfação e fidelidade com os operadores logísticos é bastante otimista, chegando a 85% do total.
Isso significa que encontrar um operador logístico capaz de satisfazer as necessidades da empresa contratante é uma prioridade para a gestão de negócios que utilizam os serviços de transporte de cargas. A boa notícia é que o Panorama identificou exatamente o que os gerentes e diretores de logística das maiores empresas do Brasil em faturamento apontam como os principais fatores para desistir de um prestador de serviço e trocar de transportadora. Entender suas necessidades é o primeiro passo para saber como oferecer o melhor serviço. Confira!

Motivos para Substituição de uma Transportadora de Cargas

De acordo com os 100 profissionais de logística ouvidos na pesquisa, a má qualidade dos serviços é o principal motivo para a substituição de um prestador de serviço logístico (90% do total). Dessa forma, temos que o preço é um fator determinante para a escolha de um prestador de serviços, mas a qualidade é o mais importante para manter a contratação. A reclamação relacionada aos custos/preço alto existe para 51% dos entrevistados, aparecendo atrás do problema relacionado à “baixa capacidade de propor novas soluções logísticas” dos operadores logísticos (56%).

Além dos três fatores principais, também foram apontadas reclamações relacionadas à baixa disponibilidade de ativos do prestador de serviço (47%), ao operador ser pouco flexível a mudanças (47%), à pouca capacitação tecnológica dos operadores (44%), à fragilidade financeira do transportador (37%), a problemas de segurança (30%), à dificuldade de relacionamento (29%) e a problemas éticos (27%), por ordem de citações.

Má Qualidade para Contratantes e Contratados

Como vimos, a reclamação relacionada à má qualidade dos serviços aparece muito à frente da segunda colocada, além de ser preocupante sua taxa de recorrência: 90% do total de gerentes e diretores de empresas embarcadoras encontraram esse problema. Por isso, investir em melhorias para uma melhor prestação de serviços logísticos mostra-se urgente para as transportadoras que desejam reter clientes e se estabelecerem no mercado.
Por outro lado, alguns transportadores reclamam da escassez de informação que recebem durante um BID. Como consequência, acabam se comprometendo a oferecerem serviços sem saberem, exatamente, como será necessário executá-lo.
Uma implicação deste cenário tem sido o surgimento de contratos cada vez mais específicos, que incluem indicadores de desempenho previamente estabelecidos. Caso a transportadora não atinja o desempenho desejado, o contrato é desfeito sem ônus ao contratante.

Estratégia de Sobrevivência

O mercado de operações logísticas está cada vez mais exigente e o transportador que deseja continuar no ramo precisará se adequar às demandas dos embarcadores. Algumas ações para melhorar a qualidade de seu serviço podem se relacionar à melhoria na velocidade da entrega; nos padrões de qualidade, quantidade, dimensões e condições da carga entregue; na adequação das documentações e rótulos; ou também no cálculo do frete, taxas, tributos e despesas da empresa.
Todos estes fatores interferem na qualidade do serviço oferecido ao cliente de transportadora e podem ser melhorados com a utilização de um software TMS.

Pressão por Qualidade

O que você acha da maior pressão por qualidade vinda das empresas contratantes de serviços logísticos? Sua transportadora está investindo nas melhorias requeridas pela maioria delas? Deixe seu recado aqui abaixo nos contando sua opinião!

7 Dicas para Evitar Perder Clientes em 2017



Muitas vezes considerado um custo no processo logístico, vimos o transporte de carga sofrer uma retração nos últimos anos no Brasil. A tentativa de redução dos custos, por parte do embarcador, fez com que muitos transportadores diminuíssem o valor de seu frete, na busca por conquistar clientes. O resultado foi o endividamento de diversos transportadores de carga em todo o País.
Considerando esse cenário, decidimos apresentar neste artigo 07 dicas para evitar perder clientes em 2017, sem, necessariamente, baixar seu valor de frete. Vamos a elas!

1)     Tenha um diferencial competitivo

A alta concorrência leva à pressão por redução de preços, principalmente para quem não possui um diferencial competitivo. Por isso, é interessante escolher e investir em um benefício específico do seu negócio (que será seu diferencial competitivo) e então oferecê-lo ao mercado.
Algumas empresas investem em atendimento superior, outras em facilidades de pagamento, algumas conseguem oferecer prazos menores e outras integram diferentes modais.
Uma vez definido seu diferencial, não se esqueça de comunicá-lo ao público, através de seus canais de atendimento ou publicidade. Seu target precisa ter claro na mente qual é seu diferencial, pois, dessa forma, você irá atrair exatamente quem valoriza o benefício que você oferece.

2)     Controle sua margem de contribuição

Alguns transportadores concentram-se demais na margem de lucro, deixando de lado outro critério muito importante: a margem de contribuição. É comum, em uma empresa de transporte de carga, possuir alguns contratos que não geram lucro, mas que são responsáveis por cobrir os custos fixos do negócio (como é o caso do aluguel dos espaços, ferramentas e equipamentos).
Dessa forma, perder um cliente que não gera lucro pode causar um enorme prejuízo, caso ele seja responsável por sua margem de contribuição. Se você deseja substituir um cliente como esse, é necessário fechar contratos ainda maiores. Por isso, tenha muito cuidado com seus clientes responsáveis por sua margem de contribuição!

3)     Automatize sua comunicação

Uma das reclamações mais frequentes levantadas pelos clientes de transportadoras está relacionada com a dificuldade de receber informações sobre o andamento do serviço contratado. Para não perder clientes em 2017, uma das ações que sua empresa pode tomar é investir na automatização da sua comunicação com os clientes.
Para isso, você pode contar com os sistemas de gerenciamento logístico online, que são capazes de compartilhar com o cliente, mediante cadastro prévio, todos os passos relacionados ao status da entrega. Dessa forma, seu cliente será avisado sobre a conclusão do serviço em tempo real, o que pode agilizar, inclusive, o pagamento do frete.



4)     Invista no atendimento

A satisfação é um dos principais responsáveis pelo prolongamento da prestação de um serviço. Por essa razão, entender as necessidades de seu cliente e deixá-lo satisfeito é primordial.
Segundo dados levantados pela McKinsey, 70% das experiências de compra ou contratação dos transportadores são baseadas em como o embarcador sentiu que foi tratado. Cordialidade, brevidade e objetividade são características sempre bem-vindas durante um atendimento e podem fazer toda a diferença entre conquistar ou perder um cliente.
Muitos empresários esquecem do atendimento pós-venda, que tem como uma de suas funções identificar o que o cliente mais gostou e o que ele não gostou na prestação do serviço de transporte. Essas informações são a fonte mais valiosa para identificar pontos fortes e fracos, oportunidade e ameaças relacionados a seu negócio.

5)     Realize promoções de fidelização

Uma das maneiras mais populares de reter clientes são as promoções de fidelização. Muito praticadas no comércio, elas podem também ser adaptadas para a realidade das transportadoras de cargas e serem um bom atrativo para seus clientes.
É possível promover descontos temáticos (em datas comemorativas, por exemplo), descontos gradativos (que aumentam a cada serviço contratado), oferecer um frete grátis a cada x fretes contratados, dentre outras estratégias que caibam no seu orçamento sem comprometê-lo.

6)     Melhore seu serviço  



É comum as pessoas acharem que o preço é fator determinante para a escolha de um transportador, mas um estudo da Bain Company revela que o embarcador/tomador de serviço fica até 4x mais predisposto a ir para um concorrente quando encontra um problema com a transportadora relacionado ao serviço - não ao preço.
Por isso, oferecer um serviço de qualidade é essencial para ter sucesso nesse mercado. Pergunte-se: o tempo de atendimento satisfaz a necessidade de seus clientes? Você tem muitos erros operacionais? Atrasos na entrega? Erros na expedição? Falhas na conferência? Estes são apenas alguns exemplos de áreas que podem ser melhoradas em seu negócio para evitar perder clientes em 2017.

7)     Diminua os custos sem diminuir o faturamento

Diminuir os custos não significa, necessariamente, diminuir o faturamento. Uma das grandes chaves para quem pretende reter mais clientes é encontrar meios de cortar custos, mas não serviços, nem muito menos clientes. Por exemplo, utilizando EDI (intercâmbio eletrônico de dados), você consegue economizar bastante tempo com a transmissão de dados e arquivos, evitando a redigitação de todas as informações que recebe do embarcador.
Outra maneira de economizar está na nossa Dica #3: automatizar a comunicação com seu cliente. Usando um sistema de geração de informação automático, você consegue manter seus clientes informados e satisfeitos, sem perder tempo conferindo o processo de entrega e entrando em contato com cada cliente a cada etapa da operação.
Também é possível economizar realizando bons planejamentos. Ter controle sobre cada etapa de sua operação pode significar a diminuição dos custos de permanência de carga (armazenagem), de custos relacionados à devolução ou reentrega, do custo de estadia do veículo, dentre outros. Uma boa maneira de controlar de perto cada uma das etapas de suas operações é usar um software TMS.
Tem mais dicas para não perder clientes? Deixe seu recado no espaço abaixo!


O que é CIOT e como ele impacta o Transporte de Cargas?



Considerando os problemas causados pela adoção de sistemáticas ineficientes de pagamento do frete no mercado de transporte rodoviário de cargas, a Diretoria da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) decidiu regulamentar o processo de pagamento destes serviços. A medida se deu pela Resolução Nº 3.658/11, que criou o CIOT. Entenda como funciona!

O que é o Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT)?
CIOT é o código numérico obtido por meio do cadastramento da operação de transporte no sistema eletrônico da ANTT. Sua função é regulamentar o pagamento do valor do frete referente à prestação dos serviços de transporte rodoviário de cargas e seu uso é obrigatório. A numeração é única para cada contrato de frete e deve constar no devido Contrato ou Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas – CTRC.

Qual a importância do CIOT

A regulamentação do pagamento do frete trouxe muito mais segurança para todos os envolvidos na contratação do serviço de transporte. Para o transportador autônomo de cargas ou seu equiparado, garante o pagamento integral, pontual e regulamentado do frete. Para o contratante ou subcontratante do serviço de transporte, garante maior controle sobre os pagamentos realizados, contando com as garantias asseguradas por lei.

Como emitir o CIOT

É responsabilidade do contratante do serviço de transporte cadastrar cada uma das operações, por meio de uma administradora de meios de pagamento eletrônico de frete, e receber o respectivo Código Identificador da Operação de Transporte. O cadastro da operação é gratuito e pode ser feito pela internet ou por meio da central telefônica disponibilizada pela administradora, que gerará o número do CIOT.
Para gerar um CIOT, é necessário informar a sua administradora de meios de pagamento eletrônico de frete:
I - o número do RNTRC do contratado;  
II - o nome, a razão ou denominação social, o CPF ou CNPJ, e o endereço do contratante e do destinatário da carga;  
III - o nome, a razão ou denominação social, o CPF ou CNPJ, e o endereço do subcontratante e do consignatário da carga, se existirem;   
IV - os municípios de origem e de destino da carga;   
V - a natureza e a quantidade da carga, em unidade de peso;   
VI - o valor do frete, com a indicação do responsável pelo seu pagamento;  
VII - valor do combustível, se for o caso, destacado apenas contabilmente;   
VIII – o valor do Vale-Pedágio obrigatório desde a origem até o destino, se for o caso. (Alterado pela Resolução nº 3861, de 10.7.12)  
IX - o valor dos impostos, taxas e contribuições previdenciárias incidentes; e  
X - a placa do veículo e a data de início e término da operação de transporte.
Salvo determinação contrária estabelecida na legislação fiscal, cabe ao contratante a entrega do Contrato ou do CTRC ao contratado para a realização do transporte.

A Administradora de Meios de Pagamento Eletrônico de Frete

As administradoras de meios de pagamento eletrônico de frete são instituições habilitadas pela ANTT para o pagamento de fretes aos contratados. É através delas que o contratante do serviço de transporte emite o CIOT, apresentando as informações pontuadas no item anterior.


Como é feito o pagamento do frete

A resolução Nº 3.658/11 tornou obrigatório o pagamento eletrônico de frete através de crédito em conta de depósitos mantida em instituição bancária, ou outros meios de pagamento eletrônico habilitados pela ANTT, que permitam:
I - utilização para operações de saque e débito;
II - individualização do contratado, pelo número do CPF e do RNTRC; e  
III - utilização de senha ou outro meio que impeça seu uso não autorizado.
Dessa forma, é comum a administradora oferecer cartões específicos para esta função, com opções para saque e débito, de uso pessoal e intransponível, vinculado ao CPF do transportador. Não é necessário gerar um cartão para cada contrato de frete, a não ser quando se tratar de administradoras de pagamento diferentes.
Os meios de pagamento eletrônico poderão receber créditos nas seguintes rubricas:
I – frete,  
II - Vale-Pedágio obrigatório,  
III – combustível, e  
IV - despesas.

Infrações e Multas

O contratante ou subcontratante do serviço de transporte rodoviário de cargas que deixar de cadastrar a operação de transporte na ANTT está sujeito à multa de R$1.100,00. Caso se efetue o pagamento do frete, no todo ou em parte, de forma diversa da prevista na resolução, como apresentada neste artigo, será aplicada multa de 50% do valor total de cada frete irregularmente pago.
O contratado que permitir, por ação ou omissão, o uso dos meios de pagamento de frete de sua titularidade de forma irregular ou fraudulenta receberá multa de R$ 550,00 e cancelamento do RNTRC.
A mesma resolução ainda vedou a utilização de “Carta-Frete”, bem como de qualquer outro meio de pagamento diferente do estabelecido para fins de remuneração do transportador.
Ainda ficou com alguma dúvida sobre o CIOT? Deixe seu comentário aqui abaixo!