O EDI (Electronic Data Interchange) tem sido cada vez mais exigido pelos embarcadores de cargas, que visam maior controle e assertividade nos processos de transporte.
Por essa razão, quem possui transportadora, tem buscado se adequar a essa nova demanda. Porém, pode encontrar dificuldades por não saber como fazer a melhor escolha.
Neste artigo, selecionamos tudo o que você precisa saber para escolher o melhor EDI para o seu negócio e, assim, atender todas as exigências de seus clientes. Confira!
O que é EDI?
EDI, sigla para Electronic Data Interchange, ou, em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, trata-se de um processo para troca de informações entre dois sistemas.
Mais precisamente no segmento de transportes a troca de dados é realizada entre sistemas de embarcadores, transportadoras e os demais envolvidos na operação de transporte (contadores, seguradoras etc).
Existem diferentes formatos de EDI, alguns deles: NOTFIS, PRECALC, CONEMB, OCOREN, DOCCOB, PREFAT e muitos outros.
Mas, afinal, você sabe pra que serve tudo isso? Confira nos próximos tópicos.
O que seu embarcador vai exigir?
Um ponto importante a se considerar na escolha do EDI é o que seu embarcador necessita para a integração de dados.
Sendo assim, os arquivos precisam ser compartilhados dentro de algum padrão, mas qual? Apresentamos abaixo as opções mais comuns exigidas pelos embarcadores de cargas no setor logístico.
Leia também: Como o David Ramos conquistou um grande cliente com o EDI da Hivecloud.
#EDI (Electronic Data Interchange) PROCEDA
Proceda é um padrão de arquivos desenvolvido especificamente para o compartilhamento de dados do setor logístico. Dessa forma, este é um dos padrões mais utilizados do mercado até então.
Ele se divide entre cinco tipos de mensagens ou arquivos:
1. NOTFIS (dados das Notas Fiscais);
2. OCOREN (registro de ocorrências);
3. CONEMB (dados de Conhecimentos embarcados);
4. DOCCOB (documentos de cobranças);
5. PREFAT (pré-faturas).
| Nome | Dados Trafegados | Principais Formatos | Remetente | Destinatário |
|---|---|---|---|---|
| Notas Fiscais | Dados das notas ficais remetidas ao transportador. | NOTFIS Proceda 3.x XML NF-e v2.0 | Embarcador | Transportador |
| Conhecimentos de Transporte | Conhecimentos de Transporte Embarcados pelo Transportador. | CONEMB Proceda 3.x XML CTe v2.0 | Transportador | Embarcador |
| Ocorrências de Entregas | Eventos e ocorrências durante o processo de entrega. | OCOREN Proceda 3.x | Transportador | Embarcador |
| Pré-faturas de transporte | Conhecimentos e valores liberados para faturamento e pagamento. | PREFAT Proceda 3.x | Embarcador | Transportador |
| Documentos de Cobrança | Faturas e respectivos conhecimentos para pagamento do embarcador. | DOCCOB Proceda 3.x | Transportador | Embarcador |
Dessa forma, se seu embarcador exige EDI PROCEDA, basta utilizar um serviço online que ofereça suporte a esse tipo de arquivo.
Por exemplo, na Hivecloud, basta fazer o cadastro na plataforma e solicitar a utilização dos arquivos PROCEDA que sua transportadora necessita.
Logo após, em apenas alguns instantes, sua empresa já estará apta a compartilhar arquivos via esse layout.
#EDI (Electronic Data Interchange) HOMOLOGADO
Algumas grandes empresas embarcadoras de cargas definem seus próprios padrões EDI.
Dessa forma, a transportadora precisa utilizar o mesmo modelo da empresa embarcadora para conseguir compartilhar os arquivos eletronicamente com ela.
Alguns softwares de serviços online oferecem a implantação de EDIs homologados pelos embarcadores.
Assim, a transportadora contrata o software e solicita a implantação do EDI de seu embarcador. Geralmente leva alguns dias para esta integração acontecer.
Outra opção é escolher um software já homologado pelo seu embarcador.
Na Hivecloud, por exemplo, existem EDIs homologados por diversos grandes embarcadores brasileiros, como M. Dias Branco, Claro, Magazine Luiza e Tigre. Com isso, se sua transportadora quiser atender alguns destes clientes, já poderá solicitar a integração EDI imediatamente e começar a compartilhar arquivos com esses clientes.
Assessoria na Implantação do EDI
Um ponto importante a se definir é qual equipe técnica será responsável pela implantação do EDI (Electronic Data Interchange).
#Equipe Interna
Se sua empresa possui uma equipe de Tecnologia da Informação interna, pode solicitar a ela o desenvolvimento da integração com o sistema do embarcador. Dessa forma, seu próprio pessoal tomará a frente da implantação do EDI e solucionará as principais demandas relacionadas à integração.
#Equipe Externa
Para empresas que não possuem equipe de TI com conhecimentos em EDI, é possível contratar o serviço de uma empresa especializada em integração eletrônica.
Uma opção é contratar um software que também ofereça a implantação do EDI exigido por seu cliente. Dessa forma, é possível contratar um único serviço para implementar e utilizar o EDI no dia-a-dia sem dificuldades.
Assessoria Diária
No cotidiano das operações de transporte, muitas dúvidas sobre a utilização do EDI podem acontecer. Por isso, um dos pontos a se considerar, é a equipe de assessoria para auxiliar nas principais dificuldades.
A assessoria diária é importante para que sua transportadora não fique parada e eventualmente atrase a operação por dificuldades no compartilhamento dos arquivos de transporte.
Dessa forma, sua transportadora pode contar com pessoal interno para realizar esse suporte diário ou contratar um software online de serviços que ofereça suporte para auxiliar sempre que houver alguma dificuldade no uso do EDI (Electronic Data Interchange).
Modos de realizar EDI (Electronic Data Interchange)
O intercâmbio eletrônico de dados pode ser implementado de três maneiras em sua transportadora: e-mails, FTP ou Serviços online.
EDI via e-mail
Algumas empresas preferem trocar arquivos de transporte por e-mail, anexando os arquivos XML e enviando-os para os envolvidos na operação.
Embora seja simples e seguro, o intercâmbio de dados por e-mail pode apresentar erros, como atrasos na visualização do e-mail (por exemplo, se ele for filtrado para a pasta de lixo eletrônico) e dificuldade em abrir e visualizar os arquivos compartilhados devido à falta do programa adequado.
Por essas razões, muitas empresas embarcadoras de cargas não aceitam essa forma de integração e preferem outras opções.
EDI via FTP
O FTP (File Transfer Protocol) é uma forma de transferir arquivos amplamente utilizada por transportadoras e embarcadores. Por meio dessa tecnologia, é possível compartilhar arquivos entre computadores pela internet, incluindo o armazenamento dos dados.
Os servidores FTP geralmente oferecem segurança e disponibilidade. No entanto, assim como no compartilhamento via e-mail, é necessário que as empresas envolvidas utilizem sistemas compatíveis para garantir a abertura dos arquivos compartilhados em todos os computadores.
Dessa forma, isso pode se tornar um desafio quando diferentes embarcadores utilizam sistemas com extensões de arquivo diferentes, dificultando o trabalho da transportadora com múltiplos tipos de arquivos.
EDI via Serviços Online (webservices)
Os serviços online são soluções que integram diferentes aplicativos. Sendo assim, através dos webservices, é possível compartilhar arquivos entre sistemas diferentes através da internet, utilizando XML.
Dessa forma, o sistema de uma transportadora pode se comunicar com o sistema de seu cliente de maneira rápida e eficaz, mesmo que se tratem de sistemas diferentes.
Os webservices levam mais segurança e agilidade à cadeia logística. Afinal, permitem um compartilhamento simples e eficaz dos dados, além de minimizarem a intervenção humana sobre os arquivos.
Os webservices são atualmente a principal escolha dos embarcadores na hora de integrar os arquivos com transportadoras.
O jeito mais fácil de começar a usar EDI (Electronic Data Interchange)
A escolha da melhor maneira de realizar o intercâmbio eletrônico de dados levará em consideração os recursos que sua transportadora já possui, como equipe de TI e domínio de sistemas, além das necessidades de seu embarcador.
Sendo assim, muitos gestores de transportadoras de cargas optam pelos sistemas online pela facilidade de iniciar o EDI.
Os softwares especializados em integração oferecem desde os padrões mais utilizados no mercado, como também podem implantar novos padrões, oferecer assessoria completa para a integração e ainda contar com suporte especializado para auxiliar nas dúvidas do dia-a-dia.
> Leia também: Benefícios de usar o EDI.
Por que usar EDI na sua transportadora?
Em síntese, a contratação de sistemas online especializados em EDI pode ser uma novidade para muitos profissionais do setor de transporte, mas as vantagens têm conquistado novos adeptos.
Vantagens na utilização do EDI (Electronic Data Interchange)
A rapidez na implantação, por oferecer opções de EDI em padrões já homologados, além do PROCEDA, soluciona os problemas de quem precisa realizar a integração de modo rápido, para já começar a usar.
Além disso, a segurança na troca de informação via webservice proporciona ao cliente da transportadora mais confiança no compartilhamento das informações, uma vez que todos os envolvidos na operação receberão os arquivos e conseguirão utilizá-los sem dificuldades.
Dessa forma, sistema online também possui a vantagem de poder ser utilizado de qualquer lugar, sem a limitação de só funcionar no escritório da empresa. Sendo assim, a gestão ganha agilidade na emissão de documentos e na resolução de problemas.
