Você deve usar um TMS – software de gestão de transportadora- para gerenciar os processos da sua empresa. Essa ferramenta controla desde embarques, coletas e entregas até a emissão de documentos fiscais, sendo praticamente imprescindível no ramo logístico.
Mas será que o seu software atual realmente tem ajudado na gestão e facilitado todos os processos? Muitos gestores adotam um TMS e se acomodam: continuam com ele por acreditarem que o processo de escolha de um outro software ou a avaliação do atual é algo complicado, o que não é verdade.
É por isso que neste artigo vamos ensiná-lo a identificar problemas no seu sistema TMS atual. Ficou interessado? Então, continue lendo!
Você tem controle sobre a sua transportadora?
Uma transportadora é um negócio como qualquer outro e precisa ter seus gastos e investimentos controlados. O seu software atual te permite fazer isso ou eventuais problemas e erros costumam atrapalhar o andamento dos processos?
Quanto tempo você leva para saber em que etapa estão as suas entregas? Ou quantas coletas tem planejadas? Ou quais faturas a receber ainda não foram quitadas? Tudo isso é importante para planejar melhor o atendimento aos seus clientes.
Outra informação imprescindível é sobre a emissão de documentos fiscais. O TMS eleito pela transportadora deve conseguir lidar com documentos fiscais, como o CT-e e o MDF-e, facilmente.
O seu software de gestão de transportadora permite que você trabalhe de qualquer lugar?
Um software de gestão de transportadora ideal pode ser acessado de qualquer local, basta uma conexão com a internet. No dia a dia de um gestor de transportes, isso faz toda a diferença: imagine não precisar instalar nenhum programa e poder ter informações sobre a transportadora em qualquer lugar, sempre que surgir alguma emergência?
Um bom TMS também costuma ser compatível com outros softwares utilizados por embarcadores.Dessa forma é possível garantir a segurança dos dados e evitar que aconteçam conflitos na troca das informações entre as plataformas quando é necessário utilizar mais de um sistema ou fazer a migração entre eles.
É por isso que o seu software atual precisa garantir a flexibilidade de trabalhar em qualquer lugar e manter o TMS atualizado em tempo real.
A interface do seu TMS é intuitiva?
Mais do que funcionalidades, é importante que o TMS seja intuitivo e de fácil assimilação pelos gestores. Com uma interface dinâmica, simples e de fácil compreensão, é possível acompanhar o faturamento, a performance de entrega, o recebimento e todas as informações de sua operação.
O TMS, com um painel de controle completo, permite que o gerente controle todos os resultados e o histórico da operação. Além disso, fica mais fácil calcular frete, pois é possível configurar as taxas (pedágio, gris, advalorem, etc) e tabelas de negociação sem precisar da ajuda da equipe de TI.
Os prazos de entrega para cada localidade podem ser configurados no momento das negociações, rapidamente. Assim, o monitoramento da performance das entregas da transportadora pode ser medido facilmente.
Com um painel simplificado também é mais tranquilo lidar com as faturas em aberto e com os prazos de recebimento. Por isso, é importante verificar se o seu TMS oferece toda essa transparência no painel principal.
Você consegue criar relatórios personalizados com o seu atual TMS?
Criar relatórios personalizados em um software de gestão de transportadora permite ter um panorama sobre o desempenho da empresa e, assim, oferecer embasamento prático para tomar decisões.
Tal funcionalidade é o que define se vale continuar o investimento no seu TMS atual. Imagine um sistema que não permite a customização de relatórios alinhados à realidade que a empresa vive?
Será muito difícil implementar inovações, melhorar a performance das entregas, reduzir o tempo de espera do cliente, gastos ou contratar novos profissionais para oferecer um serviço ainda melhor.
O seu TMS dá suporte aos principais padrões do EDI?
Os padrões do EDI (NOTFIS, CONEMB, OCOREN, DOCCOB) agilizam e centralizam os processos, por isso é tão importante que o TMS que sua empresa utiliza proporcione suporte a eles.
Com um software de gestão de transportadora com suporte aos principais padrões do EDI, a transportadora pode realizar rapidamente o intercâmbio de dados e otimizar o processo de resposta aos clientes. Outras vantagens que um software de gestão de transportadora que suporta estes padrões são:
- Produtividade e assertividade – A automatização permite que a equipe se concentre em tarefas mais importantes. Os erros no registro das informações também são eliminados, evitando grandes prejuízos.
- Redução de custos e ganho de tempo – Gastos com papel e impressão, arquivamento e recuperação de documentos físicos são reduzidos ou praticamente eliminados. Além disso, também há redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
- Clientes mais satisfeitos – O melhor planejamento reduz os prazos de atendimento, tornando a prestação de serviços mais eficiente e deixando seus clientes mais satisfeitos.
O TMS certo é a garantia de sucesso!
Um software de gestão de transportadora precisa oferecer resultados concretos, além de assistência sempre que for necessário, caso contrário é preciso considerar a sua substituição por outro. O sucesso de uma empresa que atua no ramo do transporte de cargas depende da escolha do sistema TMS correto para suas operações.
Quanto mais ajustado à realidade da empresa, melhor será o controle sobre todas as partes dos processos.
Para isso, optar por um sistema correto permite uma implementação tranquila e bem conduzida, o que ajuda a conquistar os resultados financeiros desejados com mais simplicidade.
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