Sistema TMS: o que é e como funciona na gestão de transportadora

Talvez você não entenda muito ou simplesmente nada sobre sistema TMS. Mas se você trabalha no setor logístico, deve conhecer os desafios e dificuldades recorrentes na área de transporte de cargas, certo? 

Não é fácil lidar com as demandas de frete, valores e informações da carga simplesmente em uma planilha Excel, ainda mais quando você precisa ter uma atualização constante do status de cada frete. 

Sem falar nos problemas com o veículo na estrada, defasagem de frete e outras adversidades que afetam a qualidade do seu serviço de transporte. São muitas coisas para organizar e estar atento, com o propósito de não impactar o seu cliente e deixá-lo insatisfeito com o seu serviço.

Então, como você pode melhorar suas operações de frete e deixar tudo organizado em um único local, para poder visualizar de forma clara o status de cada cliente e assim, reduzir os prejuízos para sua transportadora? 

Vamos te apresentar um sistema de gerenciamento de transporte que vai melhorar a qualidade e produtividade dos processos logísticos da sua empresa: o sistema TMS.

O que é TMS?

Você já ouviu falar do TMS? Vindo do inglês Transportation Management System, o Sistema de Gestão de Transporte e Logística é um software (programa) que gerencia todo o processo de transporte e permite a você visualizar e controlar as operações e as entregas de forma ampla e integrada. Dessa forma, a  empresa pode ser tornar mais competitiva e satisfatória para os clientes.

Dentro do sistema TMS, é possível reunir diversas operações que geralmente você realiza em ambientes separados. Veja só o que esse software agrupa de atividades para você gerenciar em um só lugar:

• Emissão de conhecimentos e manifesto de cargas;
• Visualização de embarques, coletas e entregas;
• Cadastro de taxas e tarifas;
• Andamento das entregas e controle das operações;
• Controle das cargas e relatórios sobre as entregas;
• Visualização do faturamento e prazo médio de recebimento;
• Controle financeiro da transportadora.

Prático, não é? Continue lendo para saber mais funcionalidades desse sistema de transporte.

Funcionalidades de um TMS

Como já mencionamos lá no início, você deve saber que para gerenciar uma transportadora, é preciso ter controle completo de cada etapa que o transporte de carga passa, para que não haja problemas como atrasos e extravios.

Esses e outros transtornos podem ser evitados quando você tem em mãos um sistema de gerenciamento de transporte bem estruturado, com funções essenciais para o bom funcionamento do negócio. Confira o que é possível fazer dentro de um TMS:

• Planejamento – você pode controlar orçamentos e analisar variáveis, montar o orçamento do transporte e das rotas, além de calcular a dimensão de equipamentos e a renovação da frota;
• Operação – tenha controle do transbordo, da entrega e coleta e faça o rastreamento lógico das cargas;
• Custos – saiba dentro de um TMS os custos de operação e de manutenção;
• Suprimentos – veja no sistema o controle de materiais em oficinas próprias, de requisições e de compras;
• Rastreamento – com um bom TMS, você tem acesso à transmissão de dados via wireless, à uma interface com rastreadores GPS e com tecnologias embarcadas nos veículos e leitores de código de barras;
• Faturamento do transporte – realize a requisição de transporte, os registros de notas fiscais, cadastro (de clientes e terceiros, de taxas e tarifas, da rede de transportes), ordem de coleta, emissão de conhecimentos, manifestos de carga e fatura de cobrança dos clientes;
• Controle de estoque – faça o controle dos produtos, dos pedidos, das compras e das movimentações, entre outros;
• Expedição – tenha o controle do envio de uma mercadoria para algum destino;
• Análise de Rentabilidade – você tem informações sobre como cada cliente rende para a empresa.

Para você entender mais sobre essas funcionalidades e como elas ajudam a melhorar a gestão da sua transportadora, confira o e-book sobre 8 tecnologias que irão te ajudar a operar melhor o transporte de cargas.

Para quem serve?

É importante você saber que um TMS pode atender a mais de um público do setor de logística: serve para a transportadora, a empresa embarcadora, empresas que fazem o próprio transporte e para quem terceiriza esse serviço contratando transportadoras.

Logo, o sistema de transporte pode ser personalizado de acordo com a sua finalidade, onde você escolhe os módulos que mais combinam com as suas atividades. Agora você entende porque o TMS é a solução mais indicada para todas as empresas de gestão de transporte?

Diferença entre TMS e WMS

Vale a pena explicar aqui a diferença entre os sistemas TMS e WMS, que possuem termos parecidos e ainda causam confusão para muitas pessoas.

Enquanto o TMS é responsável pelo gerenciamento das operações de transporte, o WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém) é responsável por gerenciar as operações relacionadas ao armazenamento das mercadorias.

As principais funcionalidades do sistema WMS são:

• Controle de todas as etapas do armazém;
• Agendamento de recebimento de produtos;
• Registro de procedimentos de armazenamento; e
• Controle total do espaço do armazém.

Essas funções do sistema WMS só trazem benefícios significativos para o desempenho de uma transportadora. É possível, por exemplo, otimizar os gastos a partir do momento em que você aproveita melhor o espaço disponível, pois isso gera menos viagens e consequentemente menos horas gerenciando o transporte das mercadorias.

Além disso, você tem mais controle na entrada e saída das mercadorias e aumenta a competitividade do seu negócio, pois oferecendo um serviço diferenciado a partir do sistema WMS faz a empresa ser destacada.

Consegue perceber como os sistemas TMS e WMS se complementam? Vale a pena investir em softwares que se integram ao TMS. Além de ter mais controle sobre a logística, melhoram as suas atividades operacionais no dia a dia.

Modelos de sistema TMS

Antes de saber como funciona, é necessário você ficar atento às diferenças entre os sistemas TMS oferecidos no mercado. 

Enquanto alguns fornecedores oferecem um software que precisa ser instalado em um único computador, existem programas que funcionam online, sem a necessidade de baixar um sistema.

Também você deve saber que os sistemas TMS disponíveis não oferecem as mesmas funcionalidades citadas no tópico anterior. Por isso, antes de escolher o software ideal para sua transportadora, certifique-se de que você terá todas as funcionalidades de gestão que você precisa em um único sistema.

Quanto maior for a integração das funcionalidades, melhor será o seu controle sobre as operações de transporte.

Como funciona um TMS?

Bom, para você entender melhor como funciona um TMS, vamos usar como modelo de solução para gerenciamento de transportadoras o sistema Super TMS, ok? Ele funciona online e você pode acessar de qualquer computador, sem precisar baixar nenhum programa.

Em sistemas mais completos, você consegue visualizar todas as operações em uma única tela e em quais etapas elas se encontram:

• Orçamentos realizados;
• Coletas em execução;
• Entregas pendentes;
• Embarques em execução;
• Entregas confirmadas;
• Faturas em aberto.

A confirmação de uma entrega pendente pode ser feita clicando e arrastando o cartão referente a ela para a coluna de embarques em execução, por exemplo. Veja como é simples na prática:

Errou? É só arrastar de volta. Simples, não é?

Com um TMS eficiente, o monitoramento dos transportes é otimizado, consequentemente  os erros são reduzidos e você passa a ter mais controle sobre os processos, o que promove agilidade para as suas negociações.

Ainda tem dúvidas sobre o sistema TMS ser a melhor solução para sua empresa? Então damos a você 5 motivos para testar esse sistema!

Escolhendo o melhor sistema TMS

Antes de escolher o sistema de gerenciamento de transporte ideal, você precisa levar alguns pontos em consideração:

• Realidade da empresa – o sistema é compatível com o perfil e tamanho da sua empresa?
  
• Volume de operações – o sistema atende ao seu número mensal de entregas? E se a demanda aumentar, é possível cadastrar mais clientes no sistema?
  
• Estrutura – os computadores da empresa irão funcionar bem se o sistema TMS for um programa que precisa ser instalado nas máquinas?
  
• Integração com outros sistemas – é possível realizar diversas operações relacionadas à gestão de transporte dentro do sistema, como emissões, controles e monitoramento?
  
• Suporte – o sistema oferece treinamento de capacitação a equipe que vai utilizar o TMS e suporte para qualquer necessidade que possa ocorrer?

Software TMS

Agora que você já sabe tudo sobre o sistema TMS, queremos te apresentar as vantagens do Super TMS, um software completo e que se adapta ao perfil da sua empresa! Veja só o porquê:

• Sistema na nuvem, onde você faz tudo online e sem a necessidade de baixar um programa;
• Planos de acordo com o tamanho e perfil da sua empresa, oferecendo a você ferramentas a mais de acordo com a sua necessidade;
• Emissão simples e rápida de CIOT, CTe e MDFe;
• Integração EDI homologada por grandes embarcadores;
• Aplicativo para dar baixa na entrega pelo celular;
• Gestão completa da frota;
• Monitoramento da carga;
• Treinamento para a transportadora sobre o sistema TMS.

Ao contrário do que possa parecer, é um software fácil de usar, bem intuitivo e com adaptação rápida!

Você percebe agora como não dá para pensar em crescimento e geração de receita sem o uso de uma tecnologia para suas operações?

Por isso, é essencial contar com um software que ofereça as principais funcionalidades que o seu negócio precisa!